Als je een onderneming begint ben je al gauw ondernemer voor de omzetbelasting. Dat betekent dat je over je spullen of diensten ook BTW moet rekenen. Die BTW mag je niet zelf houden, maar moet je weer afdragen aan de belastingdienst. Er zit ook een voordeel aan: als je iets koopt voor je bedrijf en er staat BTW op de factuur, dan mag je die BTW weer terugvragen aan de belastingdienst.
Zo simpel als het hierboven staat is het niet. In de wet zijn er allerlei uitzonderingen en aanvullende eisen. Een paar punten staan hieronder genoemd. Die zijn vooral bedoeld om je een idee te geven wat er bij komt kijken. Als je werkelijk wilt weten hoe het zit, kijk dan in de wet, op de site van de belastingdienst of huur een expert in.
Op de diensten die je levert en op de producten die je verkoopt moet je verplicht BTW rekenen. In Nederland zijn er drie tarieven: 21%, 9% en 0%. Daarnaast kan iets vrijgesteld zijn van BTW. Hoe weet je nou wat je moet rekenen? Het uitgangspunt is dat je 21% rekent. Een lager tarief of vrijgesteld is alleen toegestaan als het nadrukkelijk in de wet staat.
BTW terugvragen
Wie zelf BTW moet rekenen over zijn goederen of diensten, mag de BTW over zakelijke kosten in mindering brengen. Voor veel kosten die je maakt is het duidelijk dat ze voor je bedrijf zijn. Denk bijvoorbeeld aan de huur van een bedrijfspand, de aanschaf van machines en dergelijke. Andere kosten zijn minder duidelijk, hoe zit het bijvoorbeeld met je computer thuis, die je ook privé gebruikt? Of met je bedrijfsauto die je ook af en toe gebruikt om op familiebezoek te gaan? Juist die gemengde kosten maken je zakelijke administratie omslachtig. Laat je adviseren over je aanpak.
Berekenen van de BTW
Het lijkt zo makkelijk het berekenen van de BTW. Toch maken veel ondernemers nog fouten bij het berekenen. De volgende voorbeelden kom ik regelmatig tegen:
21% BTW, maar 21% waarvan?
Wie met BTW rekent, heeft met drie getallen te maken: je omzet, de BTW en het bedrag dat je klant betaalt. Bij een hoog BTW tarief geldt 21%, maar is dit nu 21% van je omzet of toch 21% van wat de klant betaalt? Het juiste antwoord is: 21% van je omzet. Met name ondernemers die prijzen inclusief BTW rekenen gaan vaak de fout in met het berekenen van de BTW. Een rekenvoorbeeld:
Een garage rekent € 120,= voor een reparatie. Het BTW tarief is inclusief 21% BTW. Zo reken je terug:
- De omzet voor de garage (het bedrag excl. BTW) is 120 * 100/121. Dit is € 99,17
- Het BTW bedrag is 21% van de omzet (de uitkomst van de vorige stap): 99,17 * 21/100 = 20,83.
- De som van de omzet en de BTW moet gelijk zijn aan het bedrag dat de klant betaalt. Dus: 99,17 + 20,83 = 120,00
Wat hier boven staat is de juiste rekenmethode.
Ondernemers maken regelmatig de volgende fout: zij rekenen de BTW als 21% van het bedrag dat de klant betaalt. In het voorbeeld hierboven komen zij uit op 120 * 21/100 = 25,20 BTW. Deze ondernemers dragen te veel BTW af.
Afronden van BTW bedragen
Sommige ondernemers rekenen liever mooie ronde bedragen en ronden daarom de BTW af op hele euro’s. Dat mag niet! BTW moet je berekenen tot op de cent nauwkeurig.